Данные – один из важнейших активов компании. Если их хранилище удалось грамотно организовать, владелец бизнеса получает возможность оперативно принимать решения и оптимизировать бизнес-процессы, повышая эффективность работы компании. Системы электронного документооборота предназначены как раз для этого. На сайте https://idocs.kz можно заказать подобную систему с разным функционалом, в зависимости от выбранного тарифного плана. С помощью СЭД любой документ можно найти за несколько кликов, но это не просто продвинутый способ хранить информацию.
В чем заключаются преимущества системы электронного документооборота? Она упорядочивает данные, обеспечивает совместную работу сотрудников в режиме реального времени и безопасность данных, что превращает ее в идеальный бизнес-инструментом для компаний любого масштаба и направления работы.
Основные преимущества СЭД
1. Расширенное хранилище данных
Это преимущество очевидно, поскольку СЭД действительно оптимизирует хранение данных для компании. Любые бумаги нуждаются в специальном месте, где их необходимо хранить - будь то небольшой сейф или целый архив. Для этого необходимо иметь отдельное помещение, стеллажи и систему безопасности для этого помещения. Проще, дешевле и безопаснее хранить все данные в облаке.
2. Повышение производительности
По данным исследований, у офисных работников около половины рабочего времени уходит на создание документов и управление ими. Согласитесь, если работать с бумажными документами или пересылать файлы по электронной почте, сохранять продуктивность довольно сложно. СЭД способна сделать жизнь офисного работника комфортнее и повысить производительность его работы. Сэкономленное на работе с документами время работникам лучше потратить на поиск новых решений и свежих идей для развития компании.
3. Расширенная доступность
Начнем с того, что одной из основных базовых функций СЭД является предоставление удаленного доступа для сотрудников. Поскольку основная часть информации хранится в облаке, к ней можно получить доступ из любой точки мира, в том числе, не выходя из собственного дома. Эта функция оказалась особенно важна во время пандемии, когда работники были вынуждены работать из дома. Благодаря СЭД у них был доступ ко всей необходимой информации, поэтому появилась возможность эффективно организовать рабочее место вне офиса.
Кроме того, с системой можно работать и со смартфона или планшета — сегодня разработчики стараются создавать не только десктопную версию, но и приложения для iOS и Android, чтобы сотрудники могли пользоваться ею на ходу.